Pre-arrival e-mails zijn meer dan alleen een bevestiging van een boeking. Ze bieden een unieke kans om de verwachtingen van uw gasten te managen, hun opwinding te vergroten en de basis te leggen voor een positieve ervaring.
Waarom het van belang is om, eventueel naast uw bevestigingse-mail, een pre-arrival e-mail te verzenden leest u hieronder.
Versterk de band met uw gasten
Een gepersonaliseerde e-mail laat zien dat u om uw gasten geeft en dat u het verblijf van de gast belangrijk vindt. Heet uw gast welkom en voeg een persoonlijk bericht toe.
Verhoog de betrokkenheid
Maak uw gasten enthousiast over hun aankomende verblijf door relevante informatie en tips te delen. Deel bijvoorbeeld informatie over de omgeving, zoals restaurants, bezienswaardigheden en mooie fietsroutes.
Beheer verwachtingen
Communiceer duidelijk wat u aanbiedt en wat gasten kunnen verwachten, hierdoor worden verrassingen voorkomen. Geef ook duidelijke instructies over hoe gasten u kunnen vinden en wat de check-in en check-out procedures zijn.
Stimuleer aanvullende aankopen
Promoot extra diensten of faciliteiten die u aanbiedt, zoals bijvoorbeeld het ontbijt of het huren van fietsen. De gast is vaak erg blij met de extra’s die er mogelijk zijn en waar hij op geattendeerd wordt. En voor u levert dit natuurlijk extra omzet op. Win win dus!
Nog een paar puntjes waar u op kunt letten:
Gebruik een aantrekkelijke lay-out
Zorg voor een professionele en aantrekkelijke opmaak met voldoende witruimte en duidelijke kopjes. Plaats bijvoorbeeld uw logo of een mooie foto van uw B&B in de e-mail.
Timing is alles
Stuur de e-mail een paar dagen voor aankomst om de gasten voldoende tijd te geven om de informatie te verwerken. Herhaal dit eventueel tijdens het verblijf en vergeet ook zeker een e-mail ná vertrek niet!
Houd het kort en bondig
Niemand leest graag lange e-mails, hou het kort en duidelijk.
Personaliseer de boodschap
Gebruik de naam van de gast en verwijs naar specifieke details van de boeking.
Maak het interactief
Voeg een actie toe, zoals een link naar uw website of sociale media kanalen waar de gast op kan klikken.
Door het verzenden van effectieve pre-arrival e-mails verhoogt u de gasttevredenheid, genereert u positieve online reviews en uiteindelijk resulteert dit in meer boekingen en meer omzet. Ditzelfde geldt natuurlijk óók voor e-mails die u ná afloop van het verblijf stuurt naar uw gasten. Met deze e-mail laat u de gast nog eens weten dat u aan ze denkt en komen ze daarom (of door de mooie aanbieding die u gedaan heeft) graag nog eens bij u terug!
E-mails worden via de websites die wij maken automatisch verstuurd naar de gasten die hebben gereserveerd. Dit kunnen meerdere e-mails zijn, voor, tijdens en na het verblijf. De inhoud bedenkt u eenmalig en wordt daarna automatisch verzonden op de momenten die u wilt. Inspiratie en/of hulp nodig? Wij denken graag met u mee!